Data Privacy Pledge
DISCLAIMER: The english version of the privacy policy is a convenience translation and therefore not legally binding. For the official and legally binding privacy policy please scroll down to the German version or click here.
Privacy Policy for the Verbally Website and the Use of the Verbally Software
Verbally offers its customers, as part of a Software-as-a-Service solution, software as an integration for video conferencing tools that can be used in meetings to display the meeting agenda and a timer by means of an Assistant ("Assistant") also referred to as the "Software". You can also visit our website at www.verbally.io. This Privacy Policy informs you about the personal data we collect when you use our Software and visit our website and for what purposes we use this data.
1. Person responsible and contact
Verbally GmbH
Isländische Str. 9
10439 Berlin
represented by Robert Schütze and Adam Stanski
(hereinafter referred to as "Verbally" or "we").
If you have any questions or suggestions regarding data protection, please feel free to contact us by e-mail at the following address: hello@verbally.io.
2. Subject of data protection
The subject of data protection is personal data. According to Art. 4 No. 1 DSGVO, personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person; this includes, for example, the name or identification numbers.
3. Automated data collection
When visiting our website and accessing our software, your terminal device automatically transmits data for technical reasons. The following data is stored separately from other data that you may transmit to us:
IP address
Date and time
We store this data for the following purposes:
Load balancing, i.e. in order to distribute access to our software across several devices and to be able to offer you the fastest possible loading times;
Ensuring the security of our IT systems, e.g. to defend against specific attacks on our systems and to recognize attack patterns;
Your IP address will only be stored for a period of up to 30 days.
In this case, the processing is carried out on the basis of our overriding legitimate interests mentioned above (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO).
4. Processing of personal data when visiting our website
4.1. Google Analytics
If you agree, we use Google Analytics, a web analytics service provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland ("Google"). Please note that this may also involve processing by Google LLC, which is based in the USA. There is no adequacy decision of the EU Commission for the USA. Therefore, we have concluded the standard data protection clauses approved by the EU Commission with Google in accordance with Art. 46 (2) lit. c DSGVO.
You can find Google's privacy policy here: https://policies.google.com/privacy?hl=de.
Google Analytics collects pseudonymous data from you about the use of our website including your shortened IP address and uses cookies. This data is transferred to a Google server in the USA and stored there. Google will use this information for the purpose of evaluating your use of the website, compiling reports on website activity, and providing other services relating to website activity and internet usage. Google may also transfer this information to third parties where required to do so by law, or where such third parties process the information on Google's behalf.
Your data will be stored by Google Analytics for a period of 14 months. After this period, the data is deleted and only aggregated statistics are kept.
The use of Google Analytics is based on your consent (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DSGVO).
You can revoke your consent at any time and deactivate Google Analytics using a browser add-on. You can download this here: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Alternatively, you can revoke your consent by clicking here. You can also revoke your consent via our Cookie Consent Manager. This does not affect the lawfulness of the processing carried out until your revocation.
4.2 Web host
We operate our website on servers hosted by our web hoster Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Ireland, which processes personal data on our behalf.
5. Processing of personal data in connection with the use of our software
5.1. Processing of Personal Data of Verbally Customers
If you are a Verbally customer, i.e. you have opened and use a Verbally account, we process the following personal data about you:
5.1.1. Registration and conclusion of contract
To use the Software, you must register on our website www.verbally.io.
To do so, you must provide the following mandatory information:
First and last name
E-mail address
Log-in information
Your registration data is needed to set up and manage an account for you and to allow you to use our software, Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b DSGVO. In order to set up this account, you must provide us with this data. However, you are neither contractually nor legally obligated to conclude the contract and thus to provide the data.
In addition, you can provide further voluntary information as part of the registration process, for example, which video conferencing tool or calendar tool you use, information about your professional position (company, size, department) or how and from whom you learned about Verbally. This information is voluntary and not required to register. We collect this data to learn more about our users and to improve and better market our products and services, Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f DSGVO.
To collect this information, we use a form of the service Typeform of TYPEFORM S.L., Carrer Bac de Roda 163, 08018 Barcelona, Spain as a processor within the meaning of Art. 28 DSGVO. In this context, the processing of data outside the EU, in particular in the USA, cannot be ruled out. In doing so, Typeform observes the requirements of Chapter 5 of the DSGVO. For more information, please see Typeform's privacy policy: https://admin.typeform.com/to/dwk6gt.
5.1.2. Data processing during the meeting
If the Assistant is activated during the meeting, no processing of personal data takes place.
5.2. Software improvements
We process certain information related to the type and scope of the meeting (number of participants, length of the meeting, etc.) to improve our software and our offerings, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO. However, we do not use information about the content of the meeting for this purpose.
5.3. Google Calendar Integration
In order to provide specific Services like our Auto Join feature, we will authenticate your Google Calendar account to read your calendar data. Auto Join checks all your meetings to see if you are the organizer and all participants are from your organization (ie. same domain as you), it adds the Verbally assistant to that meeting. For this purpose, we read your calendar data including event titles and descriptions, emails of invitees on those events, locations of events, and other calendar metadata. Through this integration, we will have access to your calendar and any information available there (“Google Calendar Data”). To Invite the Assistant Notwithstanding anything else in this Privacy Policy, we (1) only use the Google Calendar Data to provide the Services; (2) do not transfer Google Calendar Data to third parties except as necessary to provide or improve the Services, as required by law, or in connection with a merger, acquisition, or sale of assets where we provide notice to users; (3) do not use the Google Calendar Data for serving advertisements; and (4) do not permit humans to read Google Calendar Data, except (a) if we obtain your affirmative consent, (b) as necessary for security purposes or to comply with applicable law or (c) our use is limited to internal operations, such as resolving support issues or analyzing data to improve the Service.
6. Newsletter
You have the possibility to register for our newsletter. With our newsletter, we would like to send you information about our offers and products as individually as possible. With your registration for our newsletter, you consent to us processing your e-mail address for sending the newsletter, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DSGVO. You can revoke your consent at any time by unsubscribing from our newsletter. To do this, you can use the unsubscribe link contained in every email.
To verify your e-mail address, you will first receive a registration e-mail, which you must confirm via a link (double opt-in). When you register for the newsletter, we store the IP address and the date and time of registration. The processing of this data is necessary in order to be able to prove that consent has been given. The legal basis results from our legal obligation to prove your consent (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c in conjunction with Art. 7 para. 1 DSGVO).
If you have an account with Verbally, we can send you information about our comparable products a newsletter even without a newsletter registration, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO, § 7 para. 3 UWG. You can opt out of receiving this newsletter at any time via the unsubscribe link contained in every email.
7. Inquiries
If you send us inquiries, we will store and use the contact information and details you provide to process the inquiry.
We store inquiries about contracts or of potential legal relevance for the general statute of limitations period, i.e. three years from the end of the year in which we received your inquiries. We store all other inquiries for a period of 24 months. After that, your inquiries will be deleted unless we are obliged to store them for a longer period for legal reasons.
The storage is based on our legitimate interest of the proper documentation of our business operations and the protection of our legal positions (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO). In the case of inquiries about contracts, the storage takes place for the initiation and implementation of the respective contractual relationship (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b DSGVO) and, if necessary, for the fulfilment of legal obligations (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c DSGVO).
8. Applications
If you apply to us, we will process your application documents and the information contained therein for the purpose of processing your application or deciding whether to establish an employment relationship. Your application documents will only be made available to the persons responsible for the application within our company. Data processing is carried out on the legal basis of Section 26 (1) of the German Federal Data Protection Act (BDSG).
If we are unable to offer you a position, your application documents will generally be stored for up to six months after the conclusion of the respective application process in order to be able to answer queries in connection with your application. Further storage may take place if this is necessary to provide evidence (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO).
Otherwise, we only store your applicant data if you have expressly consented to this (Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DSGVO). You can revoke your consent at any time with effect for the future. To do so, you can, for example, contact us using the contact details above. A revocation will not affect the processing that took place until your revocation.
9. Passing on of data
In principle, your personal data will only be passed on without your express prior consent in the following cases:
If it is necessary for the clarification of an illegal use of our services or for legal prosecution, personal data will be forwarded to law enforcement authorities and, if necessary, to injured third parties. However, this only happens if there are concrete indications of unlawful or abusive behavior. A transfer may also take place if this serves the enforcement of terms of use or other agreements. We are also legally obligated to provide information to certain public authorities upon request. These are law enforcement agencies, authorities that prosecute administrative offences subject to fines and the tax authorities.
The disclosure of this data is based on our legitimate interest in combating abuse, prosecuting criminal offences and securing, asserting and enforcing claims and that your rights and interests in the protection of your personal data are not overridden, Art. 6 (1) sentence 1 lit. f DSGVO or due to a legal obligation under Art. 6 (1) sentence 1 lit. c DSGVO.
We disclose personal data to auditors, accounting service providers, lawyers, banks, tax advisors and similar bodies to the extent that this is necessary for the provision of our services (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b DSGVO) or the proper operation of our business (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f DSGVO) or we are obliged to do so (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c DSGVO).
We rely on contractually affiliated third-party companies and external service providers ("order processors") to provide our services. In such cases, personal data is passed on to these order processors to enable them to continue processing. These Processors are carefully selected and regularly reviewed by us to ensure that your rights and freedoms are protected. The processors may only use the data for the purposes specified by us and are also contractually obligated by us to treat your data exclusively in accordance with this privacy policy and the German data protection laws.
Specifically, we use the following processors:
For hosting the software: Google Cloud, a service of Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland ("Google"). This may also involve processing by Google LLC, which is based in the USA. There is no adequacy decision of the EU Commission for the USA. Therefore, we have concluded the standard data protection clauses approved by the EU Commission with Google in accordance with Art. 46 (2) lit. c DSGVO
We provide data to processors on the basis of Art. 28 (1) DSGVO. In the event that personal data is transferred to a data processor outside the EU and there is no adequacy decision, we ensure the proper processing of the data through measures as described in Art. 46 et seq. DSGVO described. For further information, please contact us at the email address provided above.
As part of the further development of our business, the structure of Verbally GmbH may change as a result of a change in legal form, the establishment, acquisition or sale of subsidiaries, parts of companies or components. In such transactions, customer information will be shared with the part of the company being transferred. Whenever personal data is shared with third parties to the extent described above, we will ensure that it is done in accordance with this Privacy Policy and relevant data protection laws.
The transfer of personal data is justified by the fact that we have a legitimate interest in adapting our corporate form to the economic and legal circumstances and that your rights and interests in the protection of your personal data do not override this, Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO.
10. Automated individual decisions or profiling measures.
We do not use any automated processing processes towards you to bring about a decision concerning you or for profiling.
11. Deletion of your data
Unless otherwise specified, we will delete or anonymize your personal data as soon as it is no longer necessary for the purposes for which we collected or used it in accordance with the preceding paragraphs. As a rule, we store your personal data for the duration of the usage or contractual relationship for the software, as well as for a period of 4 weeks during which we store backup copies after the end of the contract. We also continue to store your data if we are required to do so for legal reasons or if the data is needed for a longer period of time for criminal prosecution or to secure, assert or enforce legal claims.
If data must be retained for legal reasons, processing will be restricted. The data will then no longer be available for further use.
Storage beyond the contractual relationship takes place on the basis of our aforementioned legitimate interests pursuant to Art. 6 (1) sentence 1 lit. f DSGVO.
12. Your rights as a data subject
As a person affected by the processing of personal data, you have a right to information about the processed data, a right to correct your personal data, a right to delete your personal data, a right to restrict the processing of your personal data and a right to transfer your personal data.
In addition, you have the right to object at any time, for reasons relating to your particular situation, to the processing of your personal data if the data processing is based on Art. 6 (1) sentence 1 lit. e) or lit. f) DSGVO (including profiling) or if data is processed for direct marketing purposes.
In the case of consent, you have the right to revoke your consent at any time, Art. 7 (3) sentence 1 DSGVO. You can do this by sending an email to hello@verbally.io.
You also have the right to submit complaints to a supervisory authority.
Finally, we would like to point out that we process the personal data provided by you when exercising your rights pursuant to Art. 15 to 22 DSGVO for the purpose of implementing these rights and to be able to provide evidence thereof. These processing operations are based on the legal basis of Art. 6 (1) sentence 1 lit. c DSGVO.
13. Changes to this data protection declaration
The current version of this data protection declaration is always available at www.verbally.io/privacy
Status: August 31, 2022
Deutsche Version
Datenschutzerklärung für die Verbally-Webseite und die Nutzung der Verbally-Software
Verbally bietet seinen Kunden im Rahmen einer Software-as-a-Service-Lösung eine Software als Integration für Videokonferenz-Tools an, mit der in Meetings mittels eines Assistants die Meeting Agenda sowie ein Timer angezeigt werden kann („Assistant“) auch als „Software“ bezeichnet. Außerdem können Sie unsere Webseite unter www.verbally.io besuchen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Nutzung unserer Software und beim Besuch unserer Webseite erheben und für welche Zwecke wir diese Daten verwenden.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verbally GmbH
Isländische Str. 9
10439 Berlin
vertreten durch Robert Schütze und Adam Stanski
(nachfolgend „Verbally“ oder „wir“ genannt)
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Thema Datenschutz haben, können Sie sich gerne per E-Mail an folgende Adresse wenden: hello@verbally.io
2. Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person; dazu gehören beispielsweise der Name oder Identifikationsnummern.
3. Automatisierte Datenerfassung
Beim Besuch unserer Webseite und beim Zugriff auf unsere Software übermittelt Ihr Endgerät aus technischen Gründen automatisch Daten. Folgende Daten werden getrennt von anderen Daten, die Sie unter Umständen an uns übermitteln, gespeichert:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit
Wir speichern diese Daten zu folgenden Zwecken:
Loadbalancing, d.h. um die Zugriffe auf unsere Software auf mehrere Geräte zu verteilen und Ihnen möglichst schnelle Ladezeiten bieten zu können;
Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme, z.B. zur Abwehr von konkreten Angriffen auf unsere Systeme und Erkennung von Angriffsmustern;
Ihre IP-Adresse wird dabei nur für einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen gespeichert.
In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung aufgrund unserer überwiegenden oben genannten berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
4. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Webseite
4.1. Google Analytics
Wenn Sie zustimmen, setzen wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland („Google“) ein. Bitte beachten Sie, dass es dabei auch zu einer Verarbeitung durch die Google LLC mit Sitz in den USA kommen kann. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Daher haben wir mit Google die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen.
Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie hier: https://policies.google.com/privacy?hl=de.
Google Analytics erhebt von Ihnen pseudonyme Daten über die Nutzung unserer Webseite einschließlich Ihrer verkürzten IP-Adresse und verwendet Cookies. Diese Daten werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite für uns auszuwerten, um Reports über die Nutzung unserer Webseite zu erstellen und um weitere mit der Nutzung unserer Webseite und der Internetnutzung verbundene Analysen und Auswertungen zu generieren. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.
Ihre Daten bleiben bei Google Analytics für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht und lediglich aggregierte Statistiken vorgehalten.
Die Verwendung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und Google Analytics mittels eines Browser Add-ons deaktivieren. Dieses können Sie hier runterladen: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Alternativ können Sie Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie hier klicken. Sie können Ihre Einwilligung außerdem über unseren Cookie Consent Manager widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zu Ihrem Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt
4.2. Webhoster
Wir betreiben unserer Webseite auf Servern unseres Webhosters Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Ireland, der personenbezogene Daten für uns im Auftrag verarbeitet.
5. Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Software
5.1. Verarbeitung personenbezogener Daten von Verbally-Kunden
Wenn Sie ein Kunde von Verbally sind, also einen Verbally Account eröffnet haben und diesen nutzen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
5.1.1.Registrierung und Vertragsschluss
Für die Nutzung der Software müssen Sie sich auf unserer Webseite www.verbally.io registrieren.
Dazu müssen Sie die folgenden Pflichtangaben machen:
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Log-in Informationen
Ihre Registrierungsdaten werden benötigt, um einen Account für Sie einzurichten und zu verwalten und damit Sie unsere Software nutzen können, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Um diesen Account einrichten zu können, müssen Sie uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Sie sind aber weder vertraglich noch gesetzlich zum Abschluss des Vertrages und damit zur Bereitstellung der Daten verpflichtet.
Darüber hinaus können Sie im Rahmen der Registrierung weitere freiwillige Angaben machen, zum Beispiel welches Videokonferenz-Tool oder Kalender-Tool Sie nutzen, Angaben zu Ihrer beruflichen Position (Firma, Größe, Abteilung) oder wie und von wem Sie von Verbally erfahren haben. Diese Angaben sind freiwillig und nicht notwendig, um sich zu registrieren. Wir erheben diese Daten, um mehr über unsere Nutzer zu erfahren und unsere Produkte und Leistungen zu verbessern und besser vermarkten zu können, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.
Zur Erhebung dieser Informationen nutzen wir ein Formular des Dienstes Typeform der TYPEFORM S.L., Carrer Bac de Roda 163, 08018 Barcelona, Spanien als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Dabei kann eine Verarbeitung von Daten außerhalb der EU, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden. Typeform beachtet dabei die Vorgaben von Kapitel 5 der DSGVO. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Typeform: https://admin.typeform.com/to/dwk6gt.
5.1.2. Datenverarbeitung während des Meetings
Ist der Assistant während des Meetings aktiviert, erfolgt keine Verarbeitung personenbezogener Daten.
5.2. Softwareverbesserungen
Wir verarbeiten bestimmte Informationen in Bezug auf Art und Umfang des Meetings (Teilnehmerzahl, Länge des Meetings etc.) zur Verbesserung unserer Software und unserer Angebote, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Hierzu nutzen wir jedoch keine Informationen über den Inhalt des Meetings.
5.3. Google Calendar Integration
Um spezielle Dienste wie unsere Auto Join-Funktion anbieten zu können, authentifizieren wir Ihr Google Calendar-Konto, um Ihre Kalenderdaten zu lesen. Auto Join überprüft alle Ihre Meetings, um zu sehen, ob Sie der Organisator sind und ob alle Teilnehmer aus Ihrer Organisation stammen (d.h. dieselbe Domäne wie Sie), und fügt den Verbally Assistant zu diesem Meeting hinzu. Zu diesem Zweck lesen wir Ihre Kalenderdaten, einschließlich der Eventtitel und -beschreibungen, der E-Mail-Adressen der eingeladenen Teilnehmer, der Orte der Events und anderer Kalendermetadaten. Durch diese Integration haben wir Zugriff auf Ihren Kalender und alle dort verfügbaren Informationen ("Google-Kalenderdaten"). Um den Assistenten einzuladen Ungeachtet aller anderen Bestimmungen in dieser Datenschutzerklärung (1) verwenden wir die Google-Kalenderdaten nur zur Bereitstellung der Dienste; (2) übertragen wir die Google-Kalenderdaten nicht an Dritte, es sei denn, dies ist erforderlich, um die Dienste bereitzustellen oder zu verbessern, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder im Zusammenhang mit einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten, worüber wir die Nutzer informieren; (3) verwenden wir die Google-Kalenderdaten nicht für Werbezwecke; und (4) erlauben wir Menschen nicht, Google-Kalenderdaten zu lesen, es sei denn, (a) wir erhalten Ihre ausdrückliche Zustimmung, (b) dies ist für Sicherheitszwecke oder zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich oder (c) unsere Nutzung ist auf interne Vorgänge wie die Lösung von Support-Problemen oder die Analyse von Daten zur Verbesserung der Dienste beschränkt.
6. Newsletter
Sie haben die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter anzumelden. Mit unserem Newsletter möchten wir Ihnen möglichst individuelle Informationen zu unseren Angeboten und Produkten zukommen lassen. Mit Ihrer Anmeldung für unseren Newsletter willigen Sie ein, dass wir Ihre E-Mail-Adresse zum Versand des Newsletters verarbeiten, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich wieder von unserem Newsletter abmelden. Hierzu können Sie den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink verwenden.
Zur Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie zunächst eine Anmelde-E-Mail, die Sie über einen Link bestätigen müssen (Double Opt-In). Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir die IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um eine erteilte Einwilligung nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus unserer rechtlichen Verpflichtung zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
Wenn Sie einen Account bei Verbally haben, können wir Ihnen Informationen zu unseren vergleichbaren Produkten einen Newsletter auch ohne eine Newsletteranmeldung schicken, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dem Erhalt dieses Newsletters jederzeit über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink widersprechen.
7. Anfragen
Wenn Sie uns Anfragen zukommen lassen, werden wir Ihre damit übermittelten Kontaktinformationen und Angaben zur Bearbeitung der Anfrage speichern und nutzen.
Wir speichern Anfragen zu Verträgen oder von potenziell rechtlicher Relevanz während der allgemeinen Verjährungsfrist, d.h. drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem wir Ihre Anfragen erhalten haben. Alle übrigen Anfragen speichern wir für einen Zeitraum von 24 Monaten. Danach werden Ihre Anfragen gelöscht, wenn wir nicht aus gesetzlichen Gründen zu einer längeren Aufbewahrung verpflichtet sind.
Die Speicherung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses der ordnungsgemäßen Dokumentation unseres Geschäftsbetriebs und der Sicherung unserer Rechtspositionen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Bei Anfragen zu Verträgen erfolgt die Speicherung zur Anbahnung und Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie ggf. zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).
8. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenen Informationen zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung bzw. zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nur den für die Bewerbung zuständigen Personen innerhalb unseres Unternehmens zugänglich gemacht. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des § 26 Abs. 1 BDSG.
Sollten wir Ihnen keine Stelle anbieten können, werden Ihre Bewerbungsunterlagen grundsätzlich für bis zu sechs Monaten nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungsverfahrens aufbewahrt, um Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung beantworten zu können. Eine weitere Aufbewahrung kann erfolgen, wenn dies zur Beweisführung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Im Übrigen speichern wir Ihre Bewerberdaten nur, wenn Sie ausdrücklich darin eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür können Sie sich beispielsweise an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Durch einen Widerruf wird die bis zu Ihrem Widerruf erfolgte Verarbeitung nicht berührt.
9. Weitergabe von Daten
Grundsätzlich erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung nur in den nachfolgend genannten Fällen:
Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen Nutzung unserer Dienste oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderer Vereinbarungen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen und dass Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO bzw. aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Wir geben personenbezogene Daten an Wirtschaftsprüfer, Buchhaltungsdienstleister, Rechtsanwälte, Banken, Steuerberater und ähnlichen Stellen weiter, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO) oder den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) oder wir dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO).
Wir sind für die Erbringung unserer Dienste auf vertraglich verbundene Fremdunternehmen und externe Dienstleister („Auftragsverarbeiter“) angewiesen. In solchen Fällen werden personenbezogene Daten an diese Auftragsverarbeiter weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Rechte und Freiheiten gewahrt bleiben. Die Auftragsverarbeiter dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden und werden darüber hinaus von uns vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich gemäß dieser Datenschutzerklärung sowie den deutschen Datenschutzgesetzen zu behandeln.
Im Einzelnen verwenden wir folgende Auftragsverarbeiter:
Für das Hosting der Software: Google Cloud, ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland („Google“) ein. Dabei kann es auch zu einer Verarbeitung durch die Google LLC mit Sitz in den USA kommen kann. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Daher haben wir mit Google die von der EU-Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen
Wir geben Daten an Verarbeiter auf der Grundlage von Art. 28 Abs. 1 DSGVO. Für den Fall, dass personenbezogene Daten an einen Datenverarbeiter außerhalb der EU weitergegeben werden und keine Angemessenheitsentscheidung vorliegt, stellen wir die ordnungsgemäße.
Verarbeitung der Daten durch Maßnahmen wie in Art. 46 ff. DSGVO beschrieben sicher. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die oben angegebene E-Mail-Adresse.Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann sich die Struktur der Verbally GmbH durch Rechtsformwechsel, Gründung, Erwerb oder Veräußerung von Tochtergesellschaften, Unternehmensteilen oder Komponenten ändern. Bei solchen Transaktionen werden Kundeninformationen mit dem Teil des zu übertragenden Unternehmens geteilt. Bei jeder Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte in dem vorstehend beschriebenen Umfang stellen wir sicher, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.
Die Weitergabe personenbezogener Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Gesellschaftsform den wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten entsprechend anzupassen und dass Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
10. Automatisierte Einzelentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling
Wir nutzen Ihnen gegenüber keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Sie betreffenden Entscheidung oder zum Profiling.
11. Löschung Ihrer Daten
Soweit nicht anders angegeben, löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den vorstehenden Ziffern erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die Software, sowie für einen Zeitraum von 4 Wochen, in dem wir nach dem Vertragsende Sicherungskopien speichern. Wir bewahren Ihre Daten außerdem weiter auf, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind oder die Daten für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.
Soweit Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, wird die Verarbeitung eingeschränkt. Die Daten stehen einer weiteren Verwendung dann nicht mehr zur Verfügung.
Die über das Vertragsverhältnis hinausgehende Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer vorgenannten berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.
12. Ihre Rechte als Betroffener
Als von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person haben Sie ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und ein Recht auf Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten.
Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO gestützt wird (einschließlich Profilerstellung) oder wenn Daten für Zwecke des Direktmarketings verarbeitet werden.
Im Falle einer Einwilligung haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO. Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail an hello@verbally.io schicken.
Sie haben auch das Recht, Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde zu richten.
Schließlich weisen wir darauf hin, dass wir die bei Ausübung Ihrer Rechte gem. Art. 15 bis 22 DSGVO von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte verarbeiten und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist stets unter www.verbally.io/privacy abrufbar.
Stand: 31. August 2022